مدیرت پروژه/ چگونه می توانیم به برگزاری جلسات موثرتر در برنامه های نمایشگاه کمک کنیم؟

مدیرت پروژه/ چگونه می توانیم به برگزاری جلسات موثرتر در برنامه های نمایشگاه کمک کنیم؟

نویسنده: کلی نونان، مدیر حمایت بازاریابی منطقه ای، شرکت تیت و لایل، گروه شرکت های هافمن

مترجم: کارشناس روابط عمومی و امور بین‌الملل

سوالی که به عنوان مدیرهمیشه با آن مواجه هستم این است که با وجود شرکت دپارتمان های مختلفی در برنامه های نمایشگاهی شرکت من فرآیند مدیریت پروژه‌ام همیشه با مشکل روبرو ست. من چگونه می توانم به برگزاری جلسات موثرتر و ایجاد تجربه خوشایندتری برای همگان کمک کنم؟

 

وظایف متعدد، شخصیت های بیشمار و بخش های بسیار برنامه ریزی برای یک نمایشگاه یا مراسم را بسیار سخت کرده است.در طول سال های متمادی و کار با ابزارهای مختلف آنلاین راه های کارآمدی برای بهبود مدیریت پروژه ام یافتم.

بازیگران را به‌دقت انتخاب کنید

در ابتدای فرآیند برنامه ریزی، در مورد اینکه چه کسی باید شامل برنامه شما شود مهم است، نقادانه و به دقت فکر کنید. برای مثال اگر دارید تقویم سالانه نمایشگاهی تان را برنامه ریزی می کنید، احتمالا به کارکنان بخش های مختلف مدیریت- محصول، کارکنان سطح بالای مدیریتی، تیم فروش، دپارتمان گرافیک، تیم برنامه ریزی برند و غیره نیاز خواهید داشت. بنابراین اول بسنجید که کدام بازیگر باید در میدان حضور داشته باشد.

 

سپس فهرست را کوچک تر کنید. تیم شما به بهترین شکل عمل خواهد کرد، اگر شامل کمترین افراد ممکن باشد. هر بازیگر باید این قدرت را داشته باشد که برای گروهی که نماینده آن است تصمیم گیری کند و از  اقتدار و قدرت رهبری کافی برخوردار باشد تا مطمئن شود که گروهش از تصمیماتش پیروی خواهند کرد. تا حدامکان از افرادی استفاده کنید که فرآیند گرا و سخت کوش بوده و توانایی کار خوب در گروه های کوچک را دارند و در زمان و توانایی هایشان با آمادگی کامل در اختیار شما هستند.

 

انتخاب دقیق تیم و محدود کردن تعداد اعضا مرحله مهمی در این فرآیند است که من آن را بخوبی اجرا نکردم. وقتی در حال جمع آوری تیم مدیریت پروژه بودم، یک دپارتمان که فقط به یک نماینده در میز مذاکره نیاز داشت، پنج نفر را درخواست کرد. از آنجایی که آن زمان تازه کار بودم، پذیرفتم. اما همان طور که بعدا روشن شد آن پنج نفر هر کدام دیدگاه های بسیار متفاوتی داشتند. بنابراین بجای داشتن یک صدا در این گروه خاص، من چند شخصیت متفاوت داشتم که هر کدام برای سبقت گرفتن از یکدیگر با هم به مبارزه می پرداختند. بنابراین تکرار می کنم که کمتر بودن افراد بهتر است.

 

به طور منظم یک دیگر را ملاقات کنید

ثبات، نقطه اتکاء مدیریت پروژه است، چرا که اعضای تیم باید بدانند که چه زمانی به آنها نیاز است و از آنها چه انتظاری می رود. هیچ چیزی مثل یک جلسه هفتگی در یک زمان و محل مشخص، خیال افراد را از این نظر راحت نمی کند. در این حالت افراد می توانند این زمان را در تقویمشان از قبل مشخص کنند و با آماده گی بیشتر در جلسات ظاهر شوند. چرا که وارد کردن یک جلسه به طور ناگهانی در برنامه، کار بسیار دشواری است.

 

من از این جهت که همه تیم برنامه ریزی ام در یک ساختمان مستقر هستند خوش شانسم چرا که جمع کردن همه افراد دور هم در این حالت بسیار ساده است. اما اگر به اندازه من خوش شانس نبودید، یک روش تماس از راه دور ثابت پیدا کنید تا جلساتتان به خوبی برگزار شود. همچنین می توانید از ابزار های جلسات آنلاین بیشمار از جمله اسکایپ یا گوتو میتینگ کمک بگیرید.

 

جلسات منظم را کوتاه برگزار کنید. بهتر است که به طور مداوم در دوره های کوتاه تر یکدیگر را ملاقات کنید (یک ساعت برای ما مفید است) تا اینکه یک جلسه طولانی مدت برگزار کنید. هر چه جلسات بیشتر باشند، احتمال اینکه شرکت کنندگان حواسشان پرت شود،بحث را پیگیری نکنند، ایمیل شان را چک کنند، برای پاسخ دادن به تلفن شان بیرون بروند بیشتر است.پس به سرعت در جلسه داخل شوید، کارتان را انجام دهید و خارج شوید.

 

به عنوان نکته آخر از برگزاری جلسات ناگهانی تا جایی که می توانید خودداری کنید. شرکت کنند گان معمولا به طور پراکنده به جلسه می رسند و تصمیم ها به سرعت گرفته می شود. بنابراین وقتی بحرانی اتفاق می افتد، اعضای تیم را از قبل توسط ایمیل آگاه کنید و به آنها بگویید که با راه حل به جلسه بیایند.

 

دستور جلسه را ایجاد کرده و به آن پایبند باشید

برای اینکه جلساتتان مفید باشد، شرکت کنندگان باید آماده در جلسه شرکت کنند و خود جلسات باید در زمان اختصاص داده شده به شکل سازماندهی شده به پیش رود. برای تسهیل این تقاضا ها، به یک طرح مشخص نیاز دارید. بنابراین دستور جلسه ای یک صفحه ای بنویسید و سپس در طول جلسه به آن پایبند باشید. بهتر است که برای هر موضوع زمان مشخصی تعیین کنید تا در مسیر درست باقی بمانید. برای مثال، یک تکلیف می تواند این باشد که ” نهایی سازی مکان های همه محصولات در نمایشگاه ایکس وای زد (ده دقیقه) و یا ” بحث و نظر خواهی روی یک تم برای برنامه یکپارچه بعدی( سی دقیقه).

 

دستور جلسه را یک یا دو روز قبل به شرکت کنندگان بفرستید. اینکار باعث می شود که مطمئن شوید که آنها برای کسب آمادگی کامل برای سهم و کمکی که از آنها انتظار می رود، جمع آوری اطلاعات اضافی، بدست آوردن نظرات افراد دیگر دپارتمانشان برای کمک به فرآیند تصمیم گیری، زمان کافی داشته باشند. من همچنین علاقمندم شمارش معکوس را به بالای دستور جلسه اضافه کنم. برای مثال، من روزهای باقی مانده به یک نمایشگاه مهم یا تاریخ انقضا کارت گرافیک پرینتر را به دستور جلسه اضافه می کنم. این یادآور های ساده باعث جلوگیری اتفاق افتادن شگفتی ها و مهلت های از دست رفته می شوند.

 

خودتان را به ابزار آنلاین مجهز کنید.

با اینکه تکنولوژی راه حل هر مشکلی نیست، اما بعضی ابزار اشتراک گذاری آنلاین تیم را در زمان بین جلسات متفق القول نگه می دارد. اتصال وای فای به اینترنت در همه جا قابل دسترس است، این ابزار ها به ما کمک می کنند که اطلاعات را آنلاین به اشتراک بگذاریم تا اینکه اسناد را از طریق ایمیل بفرستیم و دریافت کنیم. شما حتی می توانید این برنامه ها را به صورتی تنظیم کنید که بقیه افراد فقط بتوانند آنها را مشاهده کنند، یا بتوانید امکان دسترسی، ویرایش و اضافه کردن فایل را به بعضی افراد خاص بدهید. یکی از این برنامه ها که شرکت من اغلب از آن استفاده می کند، اسمارت شیت است. این نرم افزار صفحه هوشمند می تواند به تیم شما کمک کند تا پروژه های مختلف، خط های فروش، اطلاعات مشتری، برنامه مراسم ها، لیست کار ها و غیره را مدیریت کنند. شرکت شما می تواند برنامه را برای کل تشکیلات خریداری کند، یا می توانید برای هر عضو تیم در هر ماه ده الی پانزده دلار بپردازید.

 

اگر می خواهید روی اینکه چه کسی در حال انجام چه کاری هست و اینکه چه کاری به اتمام رسیده است، نظارت کنید، بهتر است از ابزار استندآپ تایم از شرکت نرم افزاری ساکینت استفاده کنید. این نرم افزار نیازمند یک اشتراک ماهانه با حدود قیمت 19 الی 119 دلار است که به اعضای تیم اجازه می دهد تا اشتراک گذاری، بروزرسانی و همکاری در گزارش های روزانه شان بپردازند. شما می توانید به طور واضح ببینید که چه کسی چه کاری انجام داده است و چه کار هنوز در لیست کارهای انجام نشده قرار دارد.

سایت ExhibitForce.com نیز ابزار های آنلاین برای مراسم، دارایی ها و مدیریت پروژه ارائه می کند. برنامه Project Edition این شرکت به ساده کردن فرآیند های گردش کار و مدیریت پروژه می پردازند که شامل ویژگی های مفید ردیابی حمل و نقل، ابزار تخمین، کاتالوگ های محصولات دیجیتال، گزارش های مالی، محاسبات بازگشت سرمایه و غیره می شود. قیمت یک جواز تک در حدود 1500 دلار برای فعالسازی است و سپس هر ماه برای هر جواز 80 دلار است.

 

برای کمک به در ارتباط ماندن با تیم تان، تنها چیزی که نیاز دارید یک اپلیکیشن خوب برای تلفن هوشمندهمراهتان است. مثل بعضی اپلیکیشن ها از جمله GroupMe و WhatsApp که هر دو رایگان هستند و به اعضای تیم اجازه می دهد که پیام ها، تصاویر و ویدئو هایشان را به کل گروه بفرستند.

واضح است که مدیریت پروژه کار آسانی نیست و با در نظر گرفتن شخصیت ها و  نحوه ارتباطات مختلف و در تغییر هر کدام از اعضای تیم، می تواند بسیار دشوار هم بشود. اما با بکار گرفتن راهکار های کارآمد و ابزار های آنلاین ذکر شده، این فرآیند می تواند بیشتر سازماندهی شود و موثرتر و لذت بخش تر باشد.

Print Friendly