کاهش خطاهای مدیریتی در جلسات

کاهش خطاهای مدیریتی در جلسات

نویسنده:

جوئل  دی لویت، مدیر پروژه های بین المللی، مهندسی چرخه زندگی، چارلستون، کارولینای جنوبی

مترجم:

کارشناس امور بین‎الملل روابط عمومی و امور بین الملل

پرسش: ‌به عنوان یک مدیر نمایشگاه، من میزبان جلسات بسیاری با تیم های مدیریت، فروش و بازاریابی شرکت خود بوده ام. اما حس می کنم که شرکت کنندگان واقعا از این جلسات واهمه دارند و نقش خود را بیهوده می دانند. من چه اشتباهی کرده ام و چگونه می توانم مشکل را حل کنم؟

 

پاسخ: اول مرحبا به شما که مشکلات احتمالی را شناسایی کردید. اکثریت میزبان های جلسات هرگز اصلا نمی پذیرند که شاید جلساتشان بی نتیجه و یا لازم بوده است. البته، طبق گزارشی از شرکت Atlassian Pty، که ارائه دهنده ی نرم افزارهای مرتبط با مشارکت است، تجارت های امریکا سالانه 37 میلیارد دلار را در نتیجه ی جلسات  بیهوده هدر می دهند. خب شما چگونه مطمئن می شوید که جلسات تا جای ممکن سودمند بوده و از زمان شرکت کنندگان استفاده عاقلانه ای نموده اید؟ بررسی کنید که آیا هرکدام از این خطاهای مهلک در جلسات شما رخ می دهد و در صورت لزوم آن را ریشه کن کنید.

  1. جلسات شما بدون هدف خاصی می گذرند و یا هیچکس دستورکار را دنبال نمی کند.

در یک نظرسنجی جدید از 471 رهبر مدیریتی، 90 درصد آن ها  عدم موفقیت اغلب جلسات را به عدم برنامه ریزی میزبان نسبت دادند. بنابراین پیش از اینکه زمان دیگر افراد را بگیرید، مطمئن شوید که می دانید چگونه قصد صرف کردن این دقایق ارزشمند را داری. بهترین راه برای انجام این کار ایجاد دستورکاری است که به تفصیل موضوعاتی را توضیح داده که قصد بررسی دارید و همچنین اینکه بر سر هر موضوع چقدر زمان صرف می کنید. پیش از جلسه، دستورکار کتبی را برای تمامی شرکت کنندگان ارسال کنید. سپس دستورکار خود را در ابتدای جلسه مرور کنید و برای پیروی همه (و خود شما) از این برنامه اصرار داشته باشید.

به افراد این قدرت را بدهید که در صورت انحراف برنامه از مسیر اصلی مودبانه به آن اشاره کنند. شرکت کنندگان در جلسه ای که سازماندهی و ساختار صریح و همچنین نقطه آغاز و پایان مشخص دارد متعهدتر و علاقمندتر هستند – همچنین قدردان میزبانی هستند که برای زمان ها ارزش قائل می شود .

 

  1. شرکت کنندگان چندین کار انجام می دهند یا بین خود درحال گفتگو هستند.

افراد هنگامی که درگیر گفتگویی نباشند تمایل به انجام چندین کار و همچنین پچ پچ دارند و اینکه خیلی ساده یک دستورکار و کمی ساختار در جلسه داشته باشید بخش اعظم مشکل را رفع خواهد کرد. البته همچنین شاید مجبور به تعیین قوانین اساسی باشید مانند اینکه افراد بدون مداخله ملزم به گوش کردن باشند و تمامی گفتگوها بین همه ی گروه برگزار شود و نه بین تنها چند شرکت کننده، همچنین محدودیتی برای ارسال پیامک، ایمیل و مکالمات تلفنی وضع شود.

قوانین جلسات خود را بنویسید و ضمیمه ی دستورکاری کنید که پیش از جلسه ارسال نمودید. همچنین در ابتدای جلسه تنها به عنوان یک یاداوری مختصر قوانین را مروری سریع کنید. دوباره، شرکت کنندگان را به توبیخ مودبانه ی هر فردی که قوانین را می شکند ترغیب کنید.

  1. شرکت کنندگان آماده سرجلسه حاضر نمی شوند.

برای اینکه افراد را برای وظایف محول شده به آنها پاسخگو کنید باید ابتدا مطمئن شوید که آیا همه شرکت کنندگان پیشز از جلسه می دانند چه انتظاری از آنها می رود یا خیر. بنابراین، هنگامی که دستورکار را تهیه می کنید، نکاتی درباره هر کمک و همکاری (برای مثال، گزارش ها، نظرات، تحقیقات) که از شرکت کنندگان مشخصی انتظار دارید را نیز قید کنید. همچنین هر وظیفه ای که مایلید شرکت کنندگان پیش از ورود به جلسه انجام دهند مانند مرور نکات جلسات پیشین، جمع اوری ارقام بودجه، تعیین پیشنهادات خود برای رفع یک چالش خاص و غیره را توضیح دهید. تنها غیر از مواردی که جلسه ی طوفان فکری برگذار می کنید، جلسات شما باید درباره ی به اشتراک گذاری و تحلیل ایده ها باشد و نه تولید ایده.

با تنها عنوان کردن انتظارات و یاداوری وظایف محول شده به افراد اغلب شرکت کنندگان را وادار می کنید که
آماده سرجلسه حاضر شوند. اگر فرد تنبلی در میان گروه خود دارید مسئله را به طور خصوصی مطرح کنید و توضیح دهید که عدم آمادگی وقت را هدر می دهد. اگر مشکل همچنان پابرجا بود درصورت داشتن جایگاهی پیامدهایی را برای این کار در نظر بگیرید یا با سرپرست فرد خاطی صحبت کنید و برای حل مسئله کمک بگیرید.

 

  1. تصمیمات نهایی به ندرت گرفته می شوند.

هدف بسیاری از جلسات گرفتن تصمیمی درباره ی موضوعی است. اما اگر مکرراً قادر به گرفتن تصمیمی جمعی نبوده اید و شرکت کنندگان مایل به کنار آمدن و به سادگی پذیرفتن مخالفت خود نیستند – یا حتی بدتر از آن گروه تصمیمی می گیرد اما شرکت کنندگان به زیرسوال بردن آن و بازبینی آن تا چندماه بعد ادامه می دهند – جلسه شما جز یک چانه زنی روانی و احساسی نیست. بنابراین انتظاراتی را تعیین کنید برای اینکه تصمیمی در جلسه (یا طی دو تا سه جلسه بعد) گرفته شود و به دنبال رسیدن به توافق باشید.

در صورتی که نمی شود تصمیم گیری نمود، مسئله را به مدیریت ارشد ابلاغ کنید و یا آن را به گروه های فرعی محول کنید تا اعضا بتوانند در گروهی بزرگتر به توافق برسند. به یاد داشته باشید که همه افراد بر سر همه موضوعات یا تصمیمات موافقت نخواهند کرد، اما شما نمی توانید افراد را مجبور کنید که به دلیل عدم توانایی در رسیدن به توافق مداوم بر سر همان مسئله خود را درگیر کنند.

 

  1. بعضی از شرکت کنندگان جلسه را رهبری می کنند، اما بعضی نقش اندکی دارند.

تقریباً تمامی شرکت کنندگان باید به نوعی کمک کننده باشند که لزوما به معنای میزبان بودن نیست. یعنی میزبان جلسه را برطبق دستورکار پیش برده اما افراد کمک کننده اطمینان حاصل کنند که همه فرصت صحبت کردن داشته اند یا حتی نظرات افراد خجالتی را هم گرفته و سعی می کنند که فرصت صحبت مداوم را افراد پر حرف بگیرند. اگر نمی توانید همزمان نقش میزبان و هم کمک کننده را ایفا کنید، فهرستی از شرکت کنندگان همیشگی برای کمک به خود تهیه کنید.

  1. شرکت کنندگان دیر به جلسه می رسند یا زودتر جلسه را ترک می کنند.

وقت شناس بودن و تعهد نشانی از تمامیت و کمال هستند. تیرآهن های یک ساختمان را در نظر بگیرید که اگر یکی کم و یا کج باشد کل ساختمان نشست خواهد کرد. همینطور، تمامیت تیم شما زمانی دچار نقص می شود که افراد اصلی غایب باشند و ناخواسته اطلاعات مهم را از دست بدهند و در نهایت زمان دیگر افرادی که مجبور به تجمع مجدد در زمانی دیگر هستند را هدر دهند. بنابراین جلسات را از زمان بسیار قبل برنامه ریزی کنید تا شرکت کنندگان بتوانند زمان لازم را در تقویم خود جای دهند. سپس اهمیت وقت شناسی و تعهد را در ارتباطات کتبی و پیش از جلسه ی خود و همچنین در ابتدای جلسات یاداوری کنید. و همیشه جلسه را سر وقت شروع کنید و به پایان برسانید، چراکه اگر احترام به برنامه ی شرکت کنندگان را به یک عادت تبدیل کنید آنها نیز مایل به احترام به زمان شما خواهند بود.

  1. افراد جلسه را خسته یا عصبانی ترک می کنند.

اگر پیش از این مشکلات بالا را رفع کرده اید – یک دستورکار، زمان شروع و پایان دارید، تصمیماتی عینی می گیرید و غیره- ساختار جلسه ی شما، زمانبندی آن و حتی پذیریایی که سرو می شود تمامی می توانند موجب احساسات منفی در میان شرکت کنندگان شوند. اگر پذیرایی جلسه ی شما دونات، نوشیدنی بدون الکل، شکلات یا قهوه باشد، قند خون افراد احتمالا بالا می رود و سپس در یک دوره زمانی یک ساعته بهم می ریزند. یا اگر جلسات شما طی ساعات کم انرژی روز برگزار می شود، مانند پایان روز کاری برای برخی و اولین ساعت روز برای برخی دیگر، شرکت کنندگان از نظر ذهنی خالی بوده و یا اصلا بیدار نخواهند بود. اگر در هر صورت شرکت کنندگان جلسه ی شما را بدخلق و خسته ترک کردند، منطق جلسات خود را در تلاش برای یافتن مقصر بررسی کنید.

همانطور که می بینید دلایل بسیاری برای به انحراف کشیده شدن جلسات وجود دارد. اما اغلب این مسائل به سادگی حل شده یا می توان از آنها اجتناب نمود. تنها باید موانع خاص پیش روی تیم را شناسایی کنید و سپس راه کار مناسب برای عبور آسان از این موانع را به کار ببندید.

 

Print Friendly