الف) پوستر
مجری ملزم به دریافت تاییدیه جهت چاپ پوستر نمایشگاه از حوزۀ روابط عمومی و امور بین الملل قبل از برگزاری نمایشگاه میباشد و هرگونه اطلاع رسانی منطبق طرح پوستر تایید شده و با رعایت موارد مطرح شده در ذیل میباشد.
1-1-پوستر در ابعاد 50 در 70 از کاغذ گلاسه به صورت رنگی باشد.
2-1-در بالای پوستر سمت راست به ترتیب : لوگوی شرکت نمایشگاه های بین المللی شهرآفتاب، شهرداری تهران و سازمان توسعه وتجارت درج گردد.
3-1-لوگوی برگزار کننده نمایشگاه در پایین لوگوی شرکت نمایشگاهی شهرآفتاب قرار خواهد گرفت.
4-1-در صورت نیاز به درج لوگو و اسامی وزارتخانه ها در پوستر با نظر واحد تشریفات مدیریت روابط عمومی و امور بین الملل جا نمایی لحاظ می شود.
5-1-در نمایشگاههایی که به صورت بین المللی برگزار میگردد، درج لوگوها به زبان فارسی و انگلیسی الزامی است.
6-1-نام نمایشگاه در بالای پوستر با فونت تیتر و بزرگتر از فونت تاریخ و مکان برگزاری نمایشگاه به فارسی و لاتین، درج گردد.
7-1-در پایین پوستر نمایشگاه درج آدرش اینترنتی شرکت سهامی نمایشگاه و مجری برگزاری الزامیست (در سمت چپ قسمت پایین ابتدا سایت اینترنتی نمایشگاه و پس از آن سایت برگزارکننده رویداد درج گردد.)
8-1- ساعت بازدید(Visiting Hours) به فارسی و انگلیسی درج گردد.
9-1- آدرس نمایشگاه به فارسی و انگلیسی مطابق زیر لحاظ شود:
آدرس فارسی:
تهران، ابتدای بزرگراه خلیج فارس، نمایشگاه بینالمللی شهرآفتاب
آدرس انگلیسی:
Venue: EXHIBIRAN INTERNATIONAL Fairground, Shahr-e Aftab Complex, Khalij-e Fars Highway, Tehran – Iran
10-1-فرمت تاریخ انگلیسی به صورت زیر درج گردد:
Date: 20 to 23 November, 2018
Date: 30 January- 2 February 2019
ب) کارت دعوت
مجری ملزم به دریافت تاییدیه جهت چاپ کارت دعوت از مدیریت حوزه روابط عمومی و امور بین الملل دو هفته قبل از برگزاری نمایشگاه و با رعایت موارد مطرح شده در ذیل می باشد.
11-1-جنس کارت دعوت مقواء، 300 گرمی، گلاسه و چاپ چهار رنگ باشد.
12-1-کارت دعوت تانشده درابعاد کاغذ آ5 (15 در 21 سانتی متر) باشد.
13-1-مجری موظف به تهیه و چاپ کارت دعوت با هماهنگی روابط عمومی و امور بین الملل یک هفته قبل از برگزاری نمایشگاه می باشد.
14-1-در طرح روی کارتهای دعوت یک صفحه کامل طرح پوستر باشد و در صفحه دیگر بیرونی نقشه راهنما نمایشگاه که در کنار نام نمایشگاه علامتی هم رنگ سالنهای تحت پوشش نمایشگاه جهت اطلاع مخاطبین از سالنهای تحت پوشش نمایشگاه مشخص اختصاص گیرد.
15-1-مجری موظف به ارائه کارتهای دعوت یک هفته قبل از برگزاری نمایشگاه می باشد.
16-1-متن داخل کارت دعوت بازدید به شرح ذیل است:
دستورالعمل حفاظت فیزیکی نمایشگاهی
دستورالعمل روابط عمومی نمایشگاهی
دستورالعمل مقررات ایمنی نمایشگاهی
دستورالعمل ایمنی در جوشکاری و برشکاری
مراحل دریافت فرم تحویل سالن به شرح ذیل می باشد:
- تایید اطلاعات اولیه اعم از نقشه جانمایی سالن و… توسط مدیریت خدمات نمایشگاهی
- شرکت در جلسات هماهنگی برگزاری نمایشگاه که توسط واحد نمایشگاهی اعلام میگردد.
- تسویه حساب مطابق قرار داد با واحد مالی یک هفته قبل از موعد تحویل سالن
- ارائه مدارک غرفه سازی و نقشه نهایی جانمایی یک هفته قبل از موعد تحویل سالن
- ارائه تمامی درخواست های فنی مورد نیاز اعم از برق ، اینترنت مازاد، فاضلاب، آب، روی نقشه جانمایی
- تاییدیه تحویل مدارک درخواستی واحد روابط عمومی و حفاظت فیزیکی
- تاییدیه ارائه مدارک مورد نیاز اداره نمایشگاه های داخلی اعم از بیمه، گروه کالایی، لیست مشارکت کنندگان و …
- تنظیم صورتجلسه تحویل سالن توسط واحد نمایشگاهی و ارائه به مدیر سالن
خدمات بازاریابی:
- تبلیغات در کاتالوگ نمایشگاه
- درخواست برای موارد تبلیغاتی بیشتر
- تبلیغات داخلی در مرکز نمایشگاه
- تبلیغات در فضای باز نمایشگاه
- ارسال دعوتنامه
- خدمات عکاسی و دیجیتال
- اخبار و مطبوعات
- رزرو اتاق کنفرانس
- امور تبلیغاتی(گرافیک،روابط رسانه ای)
- برگزاری کنفرانس های مطبوعات عمومی و اختصاصی
- ویژه نامه های نمایشگاهی
ورود و خروج کالا به نمایشگاه بین المللی شهرآفتاب
– ورود موقت کلیه کالاهای نمایشگاهی به شهرآفتاب مجاز است و کالاهای ارسالی که از طریق (هوایی، دریایی، زمینی و یا همراه مسافر) وارد شهرآفتاب می شوند باید نزد یکی از گمرکات ورودی ثبت و اظهار شود تا هنگام برگشت با مشکلی مواجه نگردند.
– در مورد ورود موقت کالا از طریق مسیر(هوایی،دریای،زمینی و همراه مسافر) کلیه شرکت کنندگان موظفند علاوه بر رعایت بند فوق، فهرست کاملی از نوع کالا، تعداد، وزن، نام کشور، ارزش(دلاری-یورویی) و کاتالوگ آن کالا را حداکثر تا یک هفته قبل از ورود کالا، به نمایشگاه و یا مجری برگزارکننده نمایشگاه ارسال نمایند.
– خروج کلیه کالاهای نمایشگاهی (مشمول گمرک) تنها با ارائه برگه اظهارنامه گمرکی و برگه بارنامه که در هنگام ورود اخذ شده است امکان پذیر می باشد.
– ورود و خروج موقت کالاهای نمایشگاهی بایستی با نظارت و براساس دستورالعمل های برگزارکننده صورت پذیرد. پرداخت کلیه هزینه ها و هماهنگی آن جهت حمل و ترخیص موقت کالا از گمرک به محل نمایشگاه بعهده شرکت کننده می باشد.
– برگزارکننده به منظور هماهنگی و اقدام بموقع یک پیمانکار را بعنوان کارگزار حمل و نقل و امورگمرکی معرفی می نماید.